Actas de reunión que ayudan a tu equipo a avanzar

1. Recoge los resultados, no cada frase

Separa decisiones, tareas y preguntas abiertas. « Hablamos del lanzamiento » dice poco. « Usaremos el proceso de pago actual; Lea comprobará la versión móvil antes del jueves » concreta el acuerdo. Si falta un responsable o una fecha, indica que sigue pendiente.

2. Aclara las condiciones antes de grabar

Explicad la finalidad, los destinatarios, el procesamiento mediante IA y la conservación. Cada participante debe poder aceptar libremente; ofrece notas manuales si alguien se opone. Autorizar la grabación no sustituye la evaluación de la base jurídica del tratamiento. En Alemania, el artículo 201 del Código Penal protege las palabras no públicas; otros países pueden tener reglas adicionales. Para empleados, revisa también la voluntariedad y las normas de representación laboral aplicables.

3. Facilita un resumen fiel

Repite las decisiones y los siguientes pasos al final. Usa auriculares en reuniones en línea y comprueba brevemente que se captan todas las voces. Pausa ante temas confidenciales. La IA no puede completar de manera fiable declaraciones que nunca se hicieron.

4. Por qué importa el enfoque europeo

MeetingSummary graba en tu navegador sin que un bot entre en la reunión. Puedes escuchar y descargar el audio antes de enviarlo. La aplicación utiliza el punto de acceso regional europeo de Mistral para transcribir y resumir, y está diseñada para alojarse en un servidor en Alemania. Esto facilita una elección informada de proveedores, pero no garantiza automáticamente el cumplimiento del RGPD. Los contratos, la base jurídica, el proveedor de correo y la conservación deben ajustarse al uso concreto. Mistral indica que los metadatos operativos y de facturación pueden procesarse fuera de la región elegida.

5. Revisa antes de compartir

Comprueba nombres, cifras, decisiones y plazos con lo hablado. Una propuesta no es una decisión. Pregunta si algo no está claro. Comparte solo con los destinatarios previstos y fija cuándo borrar el audio y las actas. MeetingSummary elimina el audio temporal del servidor tras el intento de procesamiento; los archivos descargados, los correos y la conservación por los proveedores son cuestiones separadas.

Tu próxima reunión: la plantilla

ACTA DE REUNIÓN
Tema / fecha:
Participantes:
Finalidad / destinatarios:

DECISIONES
- Decisión / motivo:

TAREAS
- Tarea / responsable / plazo:

PREGUNTAS ABIERTAS
- Pregunta / quién la aclara / para cuándo:

REVISIÓN Y CONSERVACIÓN
- Nombres, cifras y fechas revisados por:
- Destinatarios autorizados:
- Fecha de eliminación del audio / acta: