Meeting-Protokolle, mit denen dein Team weiterkommt

1. Halte Ergebnisse fest, nicht jeden Satz

Trenne Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen. „Wir haben über den Launch gesprochen“ hilft später wenig. „Wir starten mit dem bisherigen Checkout; Lea prüft bis Donnerstag den mobilen Ablauf“ macht die Vereinbarung greifbar. Fehlt eine Zuständigkeit oder ein Termin, markiere das ausdrücklich als offen.

2. Schaffe vor der Aufnahme Klarheit

Besprecht Zweck, Empfänger, KI-Verarbeitung und Aufbewahrung, bevor ihr aufnehmt. Alle Beteiligten sollen bewusst zustimmen können; bietet bei Ablehnung ein manuelles Protokoll an. Eine Aufnahmefreigabe ersetzt nicht die Prüfung der datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage. In Deutschland schützt § 201 StGB das nichtöffentlich gesprochene Wort; in anderen Ländern können zusätzliche Regeln gelten. Bei Beschäftigten sind auch Freiwilligkeit und gegebenenfalls Mitbestimmung zu prüfen.

3. Mach es der Zusammenfassung leichter

Nennt Entscheidungen und nächste Schritte am Ende noch einmal ausdrücklich. Verwendet Kopfhörer bei Online-Meetings und testet kurz, ob alle Stimmen aufgenommen werden. Pausiert bei vertraulichen Themen. Eine KI kann fehlende Aussagen nicht zuverlässig ergänzen.

4. Warum der europäische Ansatz relevant ist

MeetingSummary zeichnet im Browser auf; es kommt kein Bot in das Meeting. Du kannst die Aufnahme vor dem Versand anhören und herunterladen. Die Anwendung verwendet den europäischen Regionalendpunkt von Mistral für Transkription und Zusammenfassung. Das Hosting ist auf einen Server in Deutschland ausgelegt. Das erleichtert eine bewusste Anbieterwahl, ist aber keine automatische DSGVO-Freigabe: Verträge, Rechtsgrundlage, Mailanbieter und Löschfristen müssen zur konkreten Nutzung passen. Laut Mistral können Betriebs- und Abrechnungsmetadaten außerhalb der gewählten Region verarbeitet werden.

5. Prüfe das Ergebnis vor dem Teilen

Kontrolliere Namen, Zahlen, Entscheidungen und Fristen anhand des Gesprächs. Vorschläge sind keine Beschlüsse. Wenn etwas unklar ist, frage nach. Teile nur mit den vorgesehenen Empfängern und legt fest, wann Audio und Protokoll gelöscht werden. Temporäres Serveraudio wird in MeetingSummary nach dem Verarbeitungsversuch entfernt; heruntergeladene Dateien, E-Mails und Anbieteraufbewahrung sind davon getrennt.

Deine nächste Besprechung: die Vorlage

MEETING-PROTOKOLL
Thema / Datum:
Teilnehmende:
Zweck / Empfänger:

ENTSCHEIDUNGEN
- Entscheidung / Begründung:

AUFGABEN
- Aufgabe / zuständige Person / Termin:

OFFENE FRAGEN
- Frage / wer klärt sie / bis wann:

PRÜFUNG & AUFBEWAHRUNG
- Namen, Zahlen und Termine geprüft von:
- Freigegeben für:
- Löschtermin für Audio / Protokoll: